Jak założyć małą kawiarnię i nie popełnić błędów? 9 wskazówek, które warto znać zanim podpiszesz umowę najmu!

Otwarcie własnej kawiarni dla wielu brzmi jak historia z filmu. Stali bywalcy znający obsługę po imieniu, przytulne wnętrze, do którego chce się wracać, no i ten aromat świeżo mielonej kawy. Jednak zanim wypełnisz filiżanki pierwszym espresso, czeka Cię proces pełen decyzji, wydatków i – niestety – pułapek. Mała kawiarnia ma swoje zalety. Mniejszy metraż, niższy czynsz, kameralny klimat. Ale „mniejsza” nie oznacza, że łatwiejsza. Jeśli chcesz uniknąć błędów, które popełnia wielu początkujących właścicieli, warto przygotować się dobrze zarówno od strony kreatywnej, jak i finansowej.

1. Zacznij od liczb, a nie od wizji.

Łatwo dać się ponieść wyobrażeniom o wystroju, muzyce i klimacie. Ale prawdziwy start zaczyna się w arkuszu kalkulacyjnym. Bo choć mała kawiarnia kojarzy się z mniejszymi wydatkami, w praktyce potrafi pochłonąć więcej, niż zakładamy. Otwarcie małej kawiarni w Polsce to koszt, który zwykle mieści się między 80 a 150 tys. zł – przy założeniu, że znajdziesz lokal w dobrym stanie technicznym. Na tej kwocie lista wydatków się nie kończy. Do tego dochodzą jeszcze meble, remont, pierwszy zakup ziaren, dodatków, szkolenia baristów. Warto przygotować sobie także rezerwę na 3–4 miesiące działalności, w których rzadko kiedy wychodzi się na plus. Właściciele zaczynający działalność „na styk” z budżetem wystarczającym tylko na otwarcie – często już po kilku tygodniach zaczynają walczyć o przetrwanie. 

2. Wybierz lokalizację, która nie tylko Ci się podoba, ale też zarabia.

Dobry punkt na początek to taki, który łączy rozsądny czynsz z przewidywalnym ruchem. Może to być narożny lokal przy osiedlowym skrzyżowaniu, gdzie codziennie przechodzą setki mieszkańców idących po dzieci do szkoły. Może to być przestrzeń przy stacji kolejowej w mieście-sypialni, gdzie poranne i popołudniowe godziny szczytu są Twoim złotym czasem. Ważne żeby lokalizacja miała potencjał. Na pierwszy rzut oka kawiarnia w centrum miasta wydaje się strzałem w dziesiątkę. Problem w tym, że piękne adresy mają swoją cenę. W Warszawie za topowe lokalizacje stawki czynszu potrafią sięgać nawet 362 zł za metr kwadratowy miesięcznie. Mały lokal o powierzchni 35 m² w takim miejscu oznacza koszt czynszu w okolicach 12–13 tys. zł miesięcznie, zanim jeszcze zapłacisz rachunki za media i opłaty eksploatacyjne. Tyle że topowy adres nie jest jedynym sposobem na udany start. Często świetne wyniki potrafią robić miejsca na ulicach równoległych do głównych deptaków, narożniki przy ruchliwych przystankach, okolice osiedli z dużą liczbą młodych mieszkańców. Tam stawki potrafią spaść do 170–250 zł/m² w większych miastach, a w mniejszych — nawet niżej, przy zachowaniu dobrego ruchu. Różnica w czynszu na starcie to kilka tysięcy złotych miesięcznie, które można przeznaczyć na lepszy sprzęt, kampanię reklamową czy większą rezerwę na pierwsze miesiące działalności.

3. Zaprojektuj wnętrze, które nie marnuje metrów.

Projektowanie małej kawiarni to jak układanie puzzli, w których każdy element ma znaczenie. Tu nie ma miejsca na przypadek – źle ustawiony bar może zabrać Ci dwa stoliki, a za wąskie przejście sprawi, że kolejka będzie blokować wejście. Warto od początku myśleć nie tylko o tym, jak wnętrze będzie wyglądać na zdjęciach, ale też jak będzie działać w codziennej pracy. Duże, wygodne blaty zachęcają do pracy i długich spotkań, ale oznaczają wolniejszą rotację miejsc. Małe stoliki pozwalają obsłużyć więcej osób w tym samym czasie, ale nie każdy gość to doceni. Jeśli stoisz przed tym wyborem, zajrzyj do poradnika jakie stoliki najlepiej pasują do Twojej kawiarni– tam znajdziesz plusy i minusy różnych rozwiązań.

4. Kup sprzęt, który przetrwa poranny szczyt.

Sprzęt to serce kawiarni. Możesz mieć piękne wnętrze i świetną lokalizację, ale jeśli ekspres odmówi posłuszeństwa w sobotni poranek no to mamy problem. Lepiej od razu zainwestować w urządzenia, które są stworzone do pracy po kilkanaście godzin dziennie. Profesjonalny ekspres kolbowy to koszt od 20 do 40 tys. zł, dobry młynek 5–8 tys. zł. Dla wielu początkujących właścicieli to bariera, dlatego coraz częściej wybierają leasing lub wynajem. Rata 800–1200 zł miesięcznie może być łatwiejsza do udźwignięcia niż wydatek kilkudziesięciu tysięcy na raz. Ważne, by liczyć nie tylko cenę zakupu, ale też koszt serwisowania – bo ekspres, który działa bez zarzutu, to nie tylko sprzęt, ale i spokojna głowa właściciela.

5. Dopasuj menu do możliwości, nie odwrotnie.

To pokusa, której ulega wielu nowych właścicieli: „damy klientom wszystko, co lubią”. Problem w tym, że „wszystko” w małej kawiarni oznacza chaos i straty. Długie menu wymaga większej przestrzeni magazynowej, częstszych dostaw i – co najgorsze – większej liczby produktów, które mogą się zmarnować. Lepszym podejściem jest krótka, przemyślana karta, w której każdy punkt jest dopracowany. Trzy rodzaje ciast od sprawdzonego cukiernika, proste kanapki na dobrym pieczywie, kilka wariantów kawy. To wystarczy, by wyróżnić się na tle konkurencji. I pozwala skupić się na jakości, a nie na logistyce, która w małym lokalu potrafi być wyzwaniem większym niż sama obsługa gości.

6. Buduj społeczność.

Wielu właścicieli czeka z promocją do momentu, aż wszystko jest gotowe – ściany pomalowane, ekspres podłączony, menu wydrukowane. Problem w tym, że wtedy tracisz najważniejsze tygodnie, w których możesz zbudować ciekawość i zaangażowanie wokół swojej marki. Zacznij dużo wcześniej. Pokaż w mediach społecznościowych, jak wygląda Twój remont – nie bój się pokazać bałaganu, kartonów i farby na włosach. Opowiedz, jak wybierasz ziarna, pokaż kulisy testów ciast, zrób ankietę, w której obserwatorzy zdecydują, który kolor krzeseł bardziej pasuje do wnętrza. To działa, bo ludzie lubią uczestniczyć w historii od samego początku. Kiedy poczują, że mieli wpływ choćby na detal, chętniej przyjdą sprawdzić efekt na żywo. I wtedy dzień otwarcia przestaje być „pierwszym dniem sprzedaży” – staje się świętem, na które przychodzą osoby, które już Ci kibicują. Nawet niewielki budżet reklamowy – 500–1000 zł na lokalną kampanię w social mediach – potrafi sprawić, że informacja o otwarciu dotrze do kilku tysięcy potencjalnych klientów w promieniu kilku kilometrów. A to oznacza, że zamiast czekać na pierwsze zamówienia, od razu zaczynasz z kolejką przy barze.

7. Kawiarnia, która nie liczy szybko się nie liczy.

Możesz mieć kolejkę do drzwi, a i tak zarabiać za mało, jeśli sprzedajesz głównie produkty z niską marżą. Dlatego po otwarciu warto zaprzyjaźnić się z liczbami. Sprawdź, które pozycje w menu generują największy zysk, a które – choć popularne – przynoszą Ci niewiele. Może się okazać, że promowanie latte czy flat white ma większy sens niż inwestowanie czasu i składników w modne napoje, które wyglądają świetnie na Instagramie, ale zarabiają na siebie dopiero przy dużej skali. Analizuj ruch w różnych godzinach, dni tygodnia, a nawet miesiącach. Może poniedziałki są słabsze – wtedy warto wprowadzić akcję promocyjną. Może w piątki po południu sprzedaż rośnie o 30% – wtedy opłaca się mieć dodatkową osobę za barem, żeby obsłużyć więcej gości.

W gastronomii emocje są ważne, ale biznes utrzymuje się na chłodnej kalkulacji. Jeśli nauczysz się czytać swoje wyniki i podejmować decyzje na podstawie danych, Twoja mała kawiarnia będzie miała dużo większe szanse przetrwać pierwsze, najtrudniejsze lata.